【例文あり】退職の挨拶はメールでもいい？正しい送り方と送るタイミングを解説

取引先への退職挨拶をメールで済ませてもマナー違反ではない？

そんな疑問を持ったことはありませんか？

退職に際して、挨拶はつきものです。

しかし、そもそもメールで済ませていいのか、どのような内容のメールを送ればいいのか、迷いますよね。

そこでこの記事では、退職の挨拶をメールでするときのマナーや、送るタイミング、例文などをご紹介します。

この記事を読んで、スマートで正しい退職挨拶メールの送り方を覚えましょう！

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 退職の挨拶はメールでもいい？

退職の挨拶をメールで済ませてもいいの？と思っている人もいるかもしれません。

もちろん、直接会って挨拶できる人へは直接挨拶するのがベター。

しかし、なかなか会えない人や、タイミングが合わなかった人へは、メールでの挨拶だとしてもマナー違反なんてことはありません。

退職の際、挨拶をするのはビジネスパーソンとしての最低限のマナーです。

メールの受け手がイヤな印象を受けないよう、マナーとタイミングを守った退職の挨拶メールを送りましょう。

退職の挨拶の目的

そもそも、退職の挨拶は何のために必要なのでしょうか。

退職の挨拶は、今までお世話になった感謝とお礼の意味があります。

また、「立つ鳥跡を濁さず」とも言うように、最後までお互い気持ちよく過ごすために必要なものでもあります。

ひょっとしたら、転職の場合、取引先として、また一緒に仕事をする機会があるかもしれません。

そのときのためにも、最後まで好印象を与えられるようにしておきましょう。

基本マナー

退職挨拶メールの基本マナーをご紹介します。

まず、退職挨拶メールへは、今までお世話になった感謝の気持ちを述べましょう。

一斉送信でもマナー違反ではありませんが、特にお世話になった方へは、個別でメールを送るとより好印象です。

一斉送信する際は、「TO」「CC」「BCC」の使い分けにも気を付けましょう。

退職の挨拶メールを送るタイミングも重要です。送る相手によって、タイミングが異なるので、詳しくご紹介していきます。

退職メールの例文とタイミング｜社内

退職の挨拶メールを、社内へ送るときのマナーやタイミング、例文をご紹介します。好印象なまま退職できるよう、覚えておきましょう。

社内に送るときのマナー

社内へ退職の挨拶メールを送るときのマナーをご紹介します。

まず、「TO」「CC」「BCC」をきちんと使い分けましょう。

一斉送信する際は、「TO」に自分のアドレスを入れて、「BCC」に送り先のアドレスを入れるのがベターです。

また、特にお世話になった人や上司へは、個別にメールを送るのがいいでしょう。

今までお世話になった感謝の気持ちを込めて、丁寧な言葉遣いを心がけてください。

タイミング

社内へ退職の挨拶を送るタイミングは、社内ルールや慣習があればそれに従います。

特にない場合は、最終出勤日の業務終了前がベターです。

業務が特に忙しい時間帯（コアタイム）は避けるのがマナーです。

例文

社内宛の退職挨拶メールの例文をご紹介します。

件名には退職の挨拶であることが、一目で分かるようにしておきましょう。

退職理由を詳しく書く必要はありません。

退職後の連絡先は、記載したければ記載してもOKです。

退職メールの例文とタイミング｜社外

社外への退職挨拶も、メールでの挨拶でかまいません。

もちろん、一斉送信してもマナー違反にはなりませんので、挨拶に直接伺えなかったときは、メールで丁寧に退職の挨拶をしておきましょう。

社外に退職挨拶メールを送るときのマナーやタイミング、例文をご紹介します。

社外に送るときのマナー

社外へ退職の挨拶メールを送るときのマナーをご紹介します。

社外へ退職の挨拶メールを送るときは一斉送信でもかまいません。

ただ、社内へ送るときと同じく、「TO」「CC」「BCC」をきちんと使い分けましょう。

「TO」に自分のアドレス、「BCC」に相手のアドレスを入れるといいでしょう。

タイミング

社外へ退職の挨拶メールを送るときは、タイミングがとても大切です。

退職日の2週間～3週間前に、挨拶メールを送るようにしましょう。

余裕をもって退職を伝えることで、後任者の挨拶などがスムーズに進みます。

あまり退職の挨拶メールを早く送りすぎると、「この取引はどうなってしまうのか」など、相手を不安にさせてしまう恐れがあります。

社外へ退職の挨拶メールを送るタイミングは、2週間～3週間前がベストだと覚えておきましょう。

有給休暇を取得するため、退職日よりも前が最終出勤日になる場合は、最終出勤日の2週間～3週間前には、挨拶メールを送っておくのがおすすめです。

送る時間帯にも配慮が必要になります。

相手の終業時間の1時間前がベストでしょう。

相手の忙しい時間帯（コアタイム）に送ってしまうと、迷惑をかけてしまう恐れもあります。

社外の方とも今後どこで一緒に働くことになるかわかりません。相手を不快な気持ちにさせないよう、退職の挨拶メールを送るタイミングには十分気を付けてください。

例文

社外宛の退職挨拶メールの例文をご紹介します。

件名は社内宛と同じく、退職の挨拶であることが、一目で分かるようにしておきましょう。

退職日または最終出勤日を明記しておきましょう。

退職理由を詳しく書く必要はありません。

退職後の連絡先は、記載しないほうがいいでしょう。

退職後の連絡先を記載することで、「顧客を持っていくつもりでは？」と誤解されかねません。

また、必ず後任者の氏名を明記しておきましょう。後任者がいない場合は、お礼の挨拶のみでかまいません。

退職メールの例文とタイミング｜取引先・お得意先

取引先やお得意先への退職の挨拶は、できれば直接伺っての挨拶がベターです。

しかし、時間や距離の制約から、直接お伺いすることが難しい場合は、メールでの挨拶でもかまいません。

取引先やお得意先への、退職の挨拶メールのマナーやタイミング、例文をご紹介します。

取引先・お得意先に送るときのマナー

取引先やお得意先へ、退職の挨拶メールを送るときのマナーをご紹介します。

取引先やお得意先へは、一斉送信は避けたほうが無難でしょう。

一斉送信だと、軽んじていると受取られかねません。個別に送るのがベターです。

また、取引先やお得意先の場合は、後任者がいるので、後任者の挨拶へ伺う日程なども相手にたずねる文面を入れましょう。

今後もしっかり付き合いが続くのだと、相手に安心感を与えられるでしょう。

取引先やお得意先へ、退職の挨拶メールを送るタイミングは、後任者の挨拶なども考え、2週間～3週間前には送るようにしましょう。

あまりにも急すぎたり早すぎたりすると、相手に不快な印象を与えるだけでなく、今後の業務に支障がでることもあります。

送る時間帯も、相手の忙しい時間帯（コアタイム）は避けたほうが無難でしょう。

今後の付き合いもある、取引先やお得意先ですから、送るタイミングにも十分配慮してください。

例文

取引先やお得意先宛の、退職挨拶メールの例文をご紹介します。

件名は社外宛と同じく、退職の挨拶であることが、一目で分かるようにしておきましょう。

退職日もしくは最終出勤日を明記してください。

退職理由は、「一身上の都合により」としてOKです。詳しく書く必要はありません。

親しい間柄で、結婚や出産などおめでたい理由の時は、書いてもかまいません。

退職後の連絡先は、記載しないほうがいいでしょう。

また、必ず後任者の氏名を明記し、挨拶へ伺いたい旨と、希望日時などを書いておくと、相手に安心感を与えられます。

退職メールをもらったら？返信マナー解説

退職の挨拶メールをもらったときの、返信マナーをご紹介します。

特に親しくなかったり、一斉送信された退職の挨拶メールは、返信しなくてもマナー違反ではありません。

大きな会社だと、部署宛に送られたメールもあるでしょう。

しかし、個別に送られてきた退職の挨拶メールには、返信するのがマナーです。

退職の挨拶メールを確認したら、速やかに返信しましょう。返信内容は特にマナーやルールはありませんが、「お世話になりました」「お疲れさまでした」と感謝とねぎらいの言葉を返すのが無難でしょう。

退職の挨拶メールの返信で、詳しい退職理由や転職先を聞くのはマナー違反です。

よほど親しい相手でも、相手から話してこない場合は、聞かないでおきましょう。

退職の挨拶メールに対する、返信の例文をご紹介します。

退職の挨拶メールまとめ

退職の挨拶メールについてご紹介しました。

退職の挨拶メールは、今までの感謝の気持ちを伝えるものです。

今後も付き合いが出てくる人もいるでしょうから、相手を不快な気持ちにさせないよう、スマートに送るように心がけましょう。