稟議書の書き方と例文｜状況別にテンプレート付きで解説！

稟議書の承認・決裁をスムーズに貰うための上手な書き方はご存知ですか？

上司から迅速に承認を貰うためには稟議書の書き方を工夫しなければなりません。

契約締結や物品購入に必要な稟議書の実践的な文例を学んでビジネス・スキルを一段とアップさせましょう。

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稟議書の書き方の基本

社内で取り扱われる文書に「稟議書」があります。

読み方は「りんぎしょ」で、上司や担当役員などに提案内容の可否を伺うものです。

稟議書を作成することを起案（きあん）といいます。

稟議書の書き方（起案）は、基本「簡潔、明快、正確」でなければなりません。

稟議書で決裁を迅速に貰うためには、稟議書の読み手が瞬時に内容を把握できるような稟議書の書き方が要求されるのです。

稟議書の書き方の基本は、稟議書の内容が簡潔に記載されていて解りやすく、しかも正しく書かれていなければなりません。

決裁権限者は稟議書を見て直ちに内容を判断し、是か非かを決するのです。

このため稟議書の内容は「簡潔、明快、正確」が必須なのです。

上司や担当役員から速やかに稟議素の決裁を貰うためには、稟議書の起案者は日頃から仕事の内容をしっかりと把握していなければなりません。

また、予算や年次計画に基づく事業実施の経過も熟知しておく必要があります。

更に、上司や担当役員の日頃の着眼点や留意点を常に意識した稟議書の書き方を工夫することが肝要です。

稟議書の書き方で上司に注意されるなど、一度や二度の失敗を恐れてはだめです。

失敗を繰り返すことでより優れた稟議書の書き方を学ぶことができるのです。

仕事に関連する社内外の情報収集に日々努め、業務を遂行するために必要な「課題説明能力」を日頃から鍛えておき難しい仕事に果敢にチャレンジしていきましょう。

稟議書の基本様式

稟議書の様式や書き方は企業によって異なっています。

また、稟議書は官公庁の「決裁伺い文書」とは書き方も内容も違います。

稟議書の雛形書式「フォーマット」を定め、稟議書決裁権限者からの押印または署名による承認行為などの様々な稟議書の約束事を「稟議書〇〇規程」として定めている企業もあります。

ここでは稟議書が具備すべき事項を稟議書サンプル（見本）に示します。

物品購入のサンプル（見本）を参考にして稟議書「物品購入」の基本的な書き方を学びましょう。

簡潔・明快・正確

稟議書は決裁を受ける内容によって、「他企業との契約締結の稟議書」、「物品の購入の稟議書」、「社員採用の稟議書」など多岐にわたり書き方も異なってきます。

通常、稟議書は内容に応じた書き方があり、書き方が異なった稟議書がそれぞれ作成されます。

しかし、上司や担当役員から稟議書によって「承認」を貰う行為は同じなのです。

稟議書決裁が迅速に実行されるためには、稟議書作成の時間や労力を出来る限り少なくすることはもとより、稟議書起案者が要点をまとめるなど稟議書の書き方を工夫しなければならないのです。

稟議書の書き方で留意すべき点の基本項目「簡潔、明快、正確」を励行するにはどうしたら良いのでしょうか。

気をつけなければならない稟議書の書き方の要諦（ようてい）について次に示します。

簡潔

ビジネスの基本はスピードと経済合理性の確保です。

稟議書の作成と稟議書の承認行為に無駄な時間を浪費する暇はありません。

稟議書の内容は「簡潔に記載」することが鉄則です。

上司や担当役員に稟議書での過大な敬語表現は無用であり、むしろスピード感のある稟議書の書き方や処理が期待されているのです。

稟議書の書き方では、不必要な敬語や丁寧語は使わず、簡潔に説明内容を記載することが大切です。

「簡潔な稟議書」の書き方を学びましょう。

明快

稟議書で最初に目に留まるのは稟議書の「件名（標題）」です。

この稟議書の件名で何を上司や担当役員に伺っているのか一目で理解して貰わなければなりません。

稟議書決裁者への伺いの内容を一番凝縮したものが稟議書の件名ですので、まず件名をどう書くのかが稟議書の内容が「明快」かどうかの要になります。

次に稟議書の書き方ですが、稟議書案件の内容や緊急度によって書き方にバリエーションがあります。

書き方の基本は「必要性や目的」、「理由や経緯」、「金額や規模」、「期間や期限」などを明快に記載することです。

この書き方の基本を習得することが「稟議書の書き方」ではとても大切です。

「明快な稟議書」の書き方を学びましょう。

正確

稟議書に記載される内容は正確でなければなりません。

稟議書では誤記や曖昧さを排除し、物事や事象を正確に記載する書き方を学ぶことが大切です。

稟議書に記載された期日や期限、契約金額に曖昧さを残すと、稟議書で伺っている内容全体が疑われてしまいます。

例えば稟議書に記載された契約金額が起案時に確定していなければ、理由を付した明快な説明が必要です。

物事を正確に記載されていない稟議書は信頼性が乏しいとみなされ、稟議書決裁者から承認を得るのは難しいのです。

「正確かつ簡潔な稟議書」の書き方を学びましょう。

稟議書の書き方・物品購入のときの文例

「物品購入の書き方」サンプルとして、物品購入の代表的なパソコン購入のための「物品購入稟議書」の書き方見本例文を次に示します。

物品購入のための稟議書の書き方の要点は、「なぜ必要なのか、実績はどうか」などを明快に記載することです。

サンプル見本にも記載されているように「威力を発揮した実績を示し、将来の期待される効果」も書かれています。

物品購入の稟議書の書き方の基本は「必要性、緊急性、効果」を明快に記載することです。

物品購入「稟議書」のサンプル（例文）から書き方の基本を学びましょう。

稟議書の書き方・修理のときの文例

「修理依頼稟議書の書き方」のサンプルとして、社内デスクトップ型パソコンの修理とデータ復旧に関する「稟議書の書き方」の見本を次に示します。

修理依頼に関する稟議書の書き方の基本は見本にもあるように、修理の必要性や緊急性を記載することです。

更に、書き方で「秘匿性」を強調するなど、修理業者を特定せざるを得ない「書き方の一段の工夫」が必要です。

稟議書の書き方・契約のときの文例

「契約締結の稟議書の書き方」見本として、銀行との取引で交わされる「金銭消費貸借契約」の締結に関連する稟議書の作成サンプル（例文）について次に示します。

金銭消費貸借契約の締結は、財務上からも重要な決裁事項であり、稟議書の書き方は、物品購入や修理の稟議書とも視点の異なる書き方になります。

見本の例文に記載されているように、設備更新と借り入れによる資金確保は「予算計画書の範囲内」、「役員会でも了解済」とすることが書き方のポイントです。

「見本例文」から稟議書書き方の基本を学びましょう。

稟議書の書き方・案内・お知らせの文例

中堅社員研修の企画・案内を伺った典型的な稟議書の見本例文を次に示します。

研修の企画・案内の稟議書では研修の効果を強調することが大切です。

稟議書の書き方・人事関係の文例

派遣社員を正社員とする伺いを記載した「正社員採用」に関する稟議書の書き方の見本例文を次に示します。

派遣社員から正社員として採用するには、派遣元との調整が微妙であり、稟議書での説明にも「調整が整っている」ことを明記している。

稟議書の基本は「簡潔、明快、正確」が鉄則ですが、稟議書の内容によっては丁寧な説明が必要となるので、ケース・バイ・ケースでの稟議書の書き方を習得することが大切です。

稟議書の書き方・契約締結/承認事後の文例

ビジネスの価格交渉では、交渉現場での即断が必要で、事後に交渉結果の承認を受けなければならないケースが多々あります。

事後承認の稟議書は、通常の稟議書とは異なり、事後に至った丁寧な説明を要します。

稟議書の事後承認の書き方について見本例文を紹介します。顧客との価格交渉結果の事後承認です。

事後承認に関わる稟議書の書き方は、「事前伺い」とは異なり「事後伺い」に至った理由を丁寧に説明しなければなりません。

しかもその理由は事後でも止む得ないものであることを強調しなければならないのです。 

事後承認稟議書の書き方を学び、特殊な「事後ケース」の場合であっても機敏に対応できるようビジネス・スキルの取得・向上に励みましょう。

稟議書とは？意味・読み方

稟議とは社内で案を関係者に回して承認を求めることを意味します。

部下が上司や担当役員などから、事業などに関する提案に承認（以下、「決裁」という）を求めるための文書を稟議書といいます。

稟議書には提案する「要件、目的・理由」が「簡潔、明快、正確」に記載されていて、かつ、稟議書提案内容が達成された時のメリット・デメリットも記載されていなければなりません。

稟議書のもつ特徴を充分理解し、社内意思決定システムの円滑な運用に努力しましょう。

稟議書のほかの社内文書

稟議書とは上司や担当役員から承認・決裁を貰う文書を指します。

一方、社内での忘年会、送別会などの案内、お知らせのように稟議書とは異なる決裁を伴わない文書があります。

稟議書とは区別して、供覧文書、通知文書などと称する企業もあります。稟議書とは異なる「夏季休暇お知らせ」の見本例文を次に示します。

稟議書の承認・決裁を上手に貰おう！

稟議書のビジネス上の重要性、稟議書の上手な書き方はお解りになりましたか。

承認・決裁という過程を経て社内の意思決定が行われる仕組みも十分理解されましたか。

稟議書の書き方の基本は「簡潔、明快、正確」です。

稟議書に記載する内容を上司や担当役員に容易に理解して貰うための工夫はとても大切です。

稟議書には、「物品購入」、「機器修理」、「事後決裁」などのケースがあり、企業によっては様式や見本なども異なってきます。

当然、書き方にもそれぞれの特徴があります。

目的や案件に依らず、自社の稟議書の書き方の共通点や違いを理解することは稟議書を起案するうえで不可欠なスキルです。

稟議書の持つ重要性を十分把握し、稟議書の合理的で有効な書き方を学んでビジネス・スキルの一段の向上を目指しましょう。

転職についてお考えの方は、こちらの記事をご覧ください。