ビジネス文書の書き出しと例文｜個人・会社・お客様への挨拶は？頭語や時候の挨拶まで解説

などと、ビジネス文書の書き出しについて悩んでいることはありませんか？

社会人なら、ビジネス文書の書き方の基本はしっかり押さえておきたいものです。

ビジネス文書の書き出しは、定型的でありながら、色々なパターンがあります。

この記事では、個人、会社(社外・社内)、お客様に向けた書き出しの例文を交えて、書き方やマナーについて解説していきます。

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ビジネス文書の書き出し方例文【個人向け】

ビジネスでは社内外、個人など様々な相手に対して業務文書や公式文書などメールを送ったり、書類を郵送する機会があります。

まずは、個人宛にしたビジネス文書の書き出し方の基本事項を例文を用いて解説していきます。

ビジネス文書の基本事項

ビジネス文書の「書き出し」とは「前文」と呼ばれる文書のメインの内容の前に2行程度で書かれている定型的な文章を指します。

個人向けのビジネス文書に限らず、ほとんどの場合で以下の構成となっています。

個人向けのビジネス文書の書き出し【具体例】

個人向けのビジネス文書においては、相手を「貴殿」や「皆々様」と表現するのがマナーです。

「○○様」と個人名を書くこともありますが、ある程度親しい間柄の場合に使用したほうがいいでしょう。

また、最後に会った日が近い場合や頻繁にお世話になっている場合は、「先日はありがとうございました」など文中に加えるとより丁寧な文書になります。

個人向けの文章なので、相手との関係性をしっかり見定めて文書作成してください。

ビジネス文書の書き出し方例文【会社向け】

ビジネス文書の書き出しについて社外(他の会社)向けと社内向けについてそれぞれ見ていきましょう。

社外向けのビジネス文書では「頭語」「時候の挨拶」「相手への挨拶(お祝いや喜びなどの言葉)」という構成です。

一方、社内に向けたビジネス文書では内容が簡潔であることが求められるので、書き出しは不要なのが通例です。

他の会社に向けたビジネス文書の書き出し【具体例】

相手の会社に対しては「貴社」という書き方になります。

相手が商店の場合は「貴店」、学校などの場合は「貴校」といったように変化をつけるとより丁寧なビジネス文書になります。

社内に向けたのビジネス文書の書き出し【具体例】

社内に向けてビジネス文書を作成する場合は、頭語や時候の挨拶などの書き出しを省略する場合がほとんどです。

社内向けの報告書や連絡事項について部署や複数の人に向けた文書はもちろん、上司や目上の人物に向けた文書でも前文は必要ありません。

ただし、「お世話になっております。」など文書の冒頭に加えるなどのローカルルールなど存在する場合があるので注意が必要です。

あくまで簡潔な文書であることが重要なので、一言挨拶する程度に止めておきましょう。

ビジネス文書の書き出し方例文【お客様向け】

お客様向けにビジネス文書を送るシーンでは、ビジネスであるとはいえ、堅苦しい文書は好まれません。

お客様に感謝の気持ちが伝わりやすい柔らかい書き出しにするのがベターです。

ビジネス文書の書き出しのマナー

ビジネス文書の書き出しは定型的な文章ではありますが、しっかり抑えておきたいマナーがいくつかあります。

よく見る表現であっても、時にはお客様や他の会社にとって失礼にあたる場合もあるので、しっかりマナーを身につけておきましょう。

マナーその1：頭語と結語は決まった組み合わせがある

書き出しの中で、「頭語」と呼ばれる「拝啓」や「謹啓」を使用したら、必ず結びの文章の中で「結語」と呼ばれる言葉を使用するというルールがあります。

「頭語」と「結語」は組み合わせが決まっているので、間違えないようにしましょう。

マナーその2：前略は使用しない

「前略」という頭語はビジネス文書には不適切です。

前略は「挨拶を省略する」という意味があるので、交流のある親しい相手に使うのであれば問題ありませんが、目上の人や取引先などに「前略」を使用するとマナー違反になります。

マナーその3：「喜び」や「慶び」と書く

「ますますのご清祥を慶び申し上げます。」などの表現がありますが、「喜び」という書き方よりも「慶び」のほうが丁寧で、見た目の印象もよくなります。

「喜び」という書き方がマナー違反という訳ではありませんが、「慶び」という書き方の方がベターです。

ビジネス文書の書き出しまとめ

ビジネス文書の書き出しについて個人向け・会社向け・お客様向けの例文やマナーについて見てきました。

頻繁にビジネス文書をやりとりする場合、毎回同じ文章を送るのは避けたいところです。

以下では頭語・時候の挨拶・相手へのお祝いなどの文章の表現をそれぞれまとめました。

ビジネス文書の書き出し|頭語

ビジネス文書に使われる頭語には3つの種類がありますが、それぞれ若干丁寧さの度合いに違いがあります。

3つの頭語をどのように使い分けるのか参考にしてください。

ビジネス文書の書き出し|時候の挨拶

時候の挨拶にはたくさんの種類があります。

月ごとに代表的な時候の挨拶について以下にまとめました。

ビジネス文書は定型的な文書であるとはいえ、文書作成時が何月になるのかによって時候の挨拶は変わってきます。

相応しい時候の挨拶なのかしっかり確認しておきましょう。

ビジネス文書の書き出し|相手へのお祝いなどの文章

ビジネス文書の書き出しの最後にあたる相手への挨拶の言葉を以下にまとめました。

大きく分けて「お礼・感謝」を伝える場合と、「お祝い」を伝える場合に分けてご紹介します。

組み合わせてビジネス文書を送る相手に相応しい一文にしましょう。

お礼・感謝を表す一文

相手にお礼や感謝を伝える文章を構成する言葉をご紹介します。

下記の表の代表例の欄に「平素は何かとご用命をいただき感謝申し上げます」という一文が区切って書いてあります。

言葉を「その他の表現」に書いてある言葉と置き換えて、ビジネス文書を送る相手に合った文章にしてみてください。

お祝いや会社の繁栄などを表す一文

他の会社や個人宛のビジネス文書の書き出しには「ご隆盛・ご発展」などの広い意味でのお祝いの言葉を入れることが望ましいとされています。

以下の表現を組み合わせて違和感のない文章にしましょう。

ビジネス文章の書き出しをマスターしよう

ビジネス文書の書き出しについて個人、会社(社外・社内)、お客様向けの例文とマナーをご紹介しました。

個人や他の会社に向けた書き出しは定型的な文書になりがちですが、その時期に相応しい時候の挨拶を選び、マナーに沿った書き方が望ましいでしょう。

また、社内向けやお客様向けの書き出しについては臨機応変に対応するところがポイントになります。

いずれも読む相手に対して誠意を伝えることを念頭に文書作成するように心がけましょう。

転職についてお考えの方はこちらの記事をご覧ください。