退職願・退職届の封筒の正しい書き方・選び方・郵送方法の全知識

そのあとの退職願や退職届ってどうすれば良いのかわからないと言う人も多いです。

また退職届を提出する際の封筒ってどんなものを選べば良いのか気になりますよね。

そこで、この記事では会社に退職願・退職届を出すときの封筒の書き方や、退職届について押さえておいた方が良いポイントについてご紹介します。

退職届を出す時に不備があると、会社に失礼な態度と取られてしまう可能性があります。

立つ鳥跡を濁さず！

円満退社を目指すためにも退職願や退職届を提出する封筒の書き方をしっかりチェックしておきましょう。

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退職願・退職届の封筒を選ぶ時の2つのポイントとは？

退職願・退職届を提出する際の封筒は、きちんとしたものを選ばないと恥をかくことになってしまう可能性があります。

そこで、退職願・退職届を入れるための封筒を選ぶ時に気をつけた方が良い２つのポイントについてご紹介します。

退職願・退職届の封筒は白の無地封筒を選ぶ

退職願・退職届を入れるための封筒は、白地で無地の封筒を選ぶようにしましょう。

一般的な封筒のように、表面に７桁の郵便番号枠があるものはNGです。

裏面も無地で白色のものを選びます。

仕事上、茶色の封筒を使う人も多いでしょうが、退職願・退職届を出すときは、白色をチョイスしましょう。

また、中身が透けて見える封筒もNGですので、ある程度の厚みがある封筒を選ぶようにすることもポイントです。

退職願・退職届の封筒は用紙サイズに合わせて選ぶ

店頭に販売されている封筒は様々なサイズのものがありますが、退職願・退職届を入れるための封筒は用紙サイズに合ったものを選ぶようにしましょう。

封筒の大きさは、長形3号か長形4号がおすすめです。

会社で指定の用紙があればそちらに従いますが、これから退職願・退職届の用紙から準備するという場合は、B5サイズの用紙と長形4号の封筒で用意すると良いでしょう。

長形4号の封筒はポケットにしまいやすいという特徴があるため、渡す側も受け取る側もメリットがあります。

【画像解説付き】退職願・退職届の封筒の書き方をどこよりも詳しく解説

それでは、退職願・退職届の封筒の書き方について解説します。

まず、退職届を入れる封筒の表面中央に「退職届」と書き、裏面には所属部署、氏名、必要であれば所属課やチーム名を書きましょう。

書くときは、黒のボールペンか万年筆で書きます。

筆ペンやサインペンなど、「退職届」の文字が目立ちすぎるものでは書かないようにしましょう。

退職願・退職届の封筒は、中身を入れる前に表面、裏面のどちらにも記入しておきましょう。

用紙を入れてから封筒に文字を書くと、筆圧で用紙に跡がついてしまうことや、ボールペンの印字が写ってしまう可能性があります。

また、用紙を美しく保つ意味でも、退職願・退職届の封筒は、中身を入れる前に文字を書くようにしましょう。

必ず確認するべき！退職願・退職届の封筒の入れ方と注意点

退職願・退職届を封筒に入れるときは、A4サイズでB5サイズであっても、三つ折りか四つ折りで入れます。

一般的には三つ折りで入れる方が主流とされているため、三つ折りで入れることをおすすめします。

理由は、三つ折りで封筒に入れると、折り目も少なく少ないことから、もらった人が開いたときに、より読みやすくなるからです。

このように、受け取り手が読みやすくなり、相手へ好印象を与えることができるような退職願・退職届の封筒の入れ方について詳しく見てみましょう。

退職願・退職届の封筒の入れ方

上記のように、退職願・退職届を封筒に入れるときは、用紙を三つ折りで折っていきます。

三つ折りの方法は、次の通りです。

これで、用紙の三つ折りが完成です。

次に、退職願・退職届を入れるための封筒を裏側にして、三つ折りにした用紙の右上と封筒裏側の右上が重なるようにして入れていきます。

退職願・退職届を封筒に入れる時の注意点

退職願・退職届を封筒に入れる時には、いくつかの注意点があります。

それぞれの項目を詳しく解説していきます。

用紙が曲がらないように注意する

退職願・退職届を封筒に入れる際は、三つ折りにした用紙が曲がってしまわないように丁寧に封入しましょう。

用紙をせっかくきちんと三つ折りにしているので、強引に封入するのではなく、ゆっくり丁寧に封入しましょう。

封筒にはのり付けしないこと

退職願・退職届の封筒には、のり付けをしないようにしましょう。

退職願・退職届は、提出した際に受取手が読みやすいようにすることが大前提です。

受け取った側の人が、その後すぐに開封することができるようにするためにも、のり付けをする必要はありません。

もしも封筒にのりやシールがついているものを使用する場合は、のりやシールを利用しても構いません。

のりやシールで封をした後は、封入口の上から〆マークをボールペンで記入しましょう。

提出前に封筒を汚さないこと

退職願・退職届を提出する前に、封筒が汚れないようにすることも大前提です。

きちんと準備した退職願・退職届がカバンの中で汚れてしまうことなどがないように、持ち歩きの際はクリアファイルを使用することをおすすめします。

退職願・退職届の郵送する時の手順と注意点を徹底解説

退職願・退職届の提出は、基本的には手渡しをすることが望ましいですが、場合によっては直接手渡しすることが難しいこともあります。

そんな時は、退職願・退職届を郵送しましょう。

郵送で提出する場合は、不備のないようにすることが大前提です。

しっかり退職願・退職届を作成して郵送準備をしましょう。

退職願・退職届を入れた封筒より大きい郵送用の封筒を用意する

退職願・退職届を郵送する場合は、用紙を入れるための封筒より、さらに一回り大きな郵送用の封筒を用意することになります。

この郵送用の封筒も、退職願・退職届を入れる封筒同様、白い封筒を選びましょう。

添え状を同封する

退職願・退職届は、ただ単に郵送すれば良いというものではありません。

社会人としても、書類などを送付するときに「添え状」として内情を綴っておくと、相手へ誠意も伝わりやすくなります。

郵送用の封筒に入れる際は、添え状を上にして退職届を入れると、添え状が目隠し代わりにもなり封筒から透けて見えることがありません。

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郵送用封筒に宛名を書く

退職願・退職届を郵送する場合は、事前に必ず誰宛に郵送するのかを会社側に確認しておきましょう。

宛先がわかったら、郵送用封筒の表面に住所と宛名を書き、郵便局で「親展」のハンコを推すか、赤字で「親展」と書いて四角で囲みましょう。

封筒の裏面左下に、自分の住所と名前を書き、封をした後「〆」マークを黒ボールペンで書きます。

郵便局の窓口で郵送する

郵送用封筒を郵便局へ持っていき、料金を計測してもらって切手を貼りましょう。

「このくらいの料金だろう」と自己判断して切手を貼ると、重さが超過して料金不足になってしまう場合もあります。

また、家庭用の秤で計測しても正確に重さが出ないこともあり、郵便局で測ってもらうと料金が不足しているケースも多々あります。

ですから、切手は自己判断で貼らず、郵便局で重さを計測してもらってから切手を購入して貼るようにしましょう。

知っておきたい！退職願・退職届に関するよくある質問3選

退職願・退職届の封筒を書く際に「こんな時ってどうするの？」と言うことがあります。

そこで、退職願・退職届に関して困ったな…と思う時の質問について解説します。

退職願・退職届を取り下げることはできる？

退職願や退職届というものは、会社側としては一度受理したものを取り下げる義務はありません。

ただし、退職願や退職届を出した時の状況によって取り下げることができるかも変わってきます。

まずは人事担当者や上司に相談してみましょう。

退職届が受理されていない場合は撤回可能なことも

場合によっては、退職願を提出したけれども、会社側が受理（承諾）していなかった間は、退職願を撤回することが可能なこともあります。

ですから、退職願を提出した人が、退職の受理に対する権限を持っているかどうかで、撤回できるかどうかのタイミングも変わります。

つまり、退職願や退職届を撤回できるかどうかと言うことは、退職願・退職届を提出してからの時間経過が重要になります。

退職願や退職届の取り下げができない場合

「退職届を提出したけれど、提出を取り下げたい」と言っても、もちろん取り下げができない場合もあります。

すでに、後任の求人募集をかけている場合はもう退職届の取り下げは難しくなって来るでしょう。

また、あなたが働いていたポストを埋めるために人事異動で後任が決まってしまった場合も、退職届の撤回をすることはできなくなります。

会社側は、一度受理してしまった退職届を撤回する義務はありませんので、退職届を出す際は慎重に判断してから動くようにしましょう。

上司に退職願・退職届を受け取ってもらえない場合は？

会社都合で、退職願や退職届を提出しても、会社都合で受理してもらえないという場合もあります。

しかし、民法では「退職をする日から数えて2週間前までに退職の意思表示をすること」というものがあります。

ですから、退職する日から数えて２週間前に退職意思である届け出を提出しておけば、受理されていなくても退職することが可能です。

会社の都合で退職する場合も退職届は必要？

会社都合の退職の場合、基本的には、退職届を提出する必要はありません。

しかし、場合によっては会社都合の退職であっても、退職届を提出するように言われてしまうことがあります。

この場合は、退職届の書き方に気をつけなければ、自己都合退職として処理されてしまう可能性があります。

自分の意思で退職をする場合ではなく、会社都合による退職の場合に、退職届を書く時の理由に「一身上の都合により退職します」と書くのはNGです。

会社都合の退職であることを、会社側に書面なり録音なりで証明してもらい、「会社都合により退職」と記載した退職届を提出するようにしましょう。

と言うのも、会社を退社した後に失業手当などを給付してもらう場合、自己都合退職と会社都合退職とでは大きく条件が変わってきます。

もしも退職の理由が自分と会社側で異なる場合は、ハローワークで退職の理由を調査してくれます。

しかし、その時退職届に「一身上の都合で」と書いていると、自己都合退職として処理されてしまっても仕方ないですので、必ず「会社都合による退職」と書きましょう。

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退職届の封筒の書き方記事まとめ

退職願や退職届の封筒の書き方についてご紹介しました。

退職願や退職届は、その会社で最後に行う実務の一つでもあります。

最後に不備がないように退職願や退職届を準備するのも、会社への感謝の気持ちの表れになります。

円満退社を目指すのであれば、退職願や退職届は正確に書いて、誠実に渡すようにしましょう。