履歴書の送付状は必要？タイミングから書き方まで完全ガイド【無料テンプレートあり】

この記事をご覧になっている方は、このような悩みを抱えていらっしゃるのではないでしょうか。

そこで今回は、履歴書の送付状ということをテーマに、作成方法や注意点について徹底解説していきたいと思います。

履歴書の送付状は非常に重要な役割を担っていますので、ぜひ最後までご覧ください。

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基本的なビジネスマナー「履歴書送付状」の役割とは？

履歴書を提出する際に必要な送付状。

まずは、この送付状がどのような書類で、どんな役割を担っているのかについて、簡単に解説していきたいと思います。

送付状は履歴書を提出する際に、履歴書に同封するべき書類の事です。

送付状という呼び方以外にも、添え状と呼ぶこともあります。

送付状や添え状が持つ役割としては、送られてきた履歴書が、誰からどんな理由で送られてきたのかを示すためにあります。

企業や会社には、ありとあらゆる書類や履歴書が日々送られてくるので、その全てを分類することは極めて難しいです。

そのため、採用担当者が書類の内容をすぐに判別できるように、送付状や添え状が必要となります。

加えて、履歴書を送る際に送付状や添え状を添えることは、社会における一種のビジネスマナーとして知られています。

そのため、送付状や添え状を同封しておくことで、相手との信頼関係構築に繋がるといえます。

【無料】正しい履歴書の送付状・添え状テンプレート：パソコンで作成する場合

まずは、パソコンで送付状・添え状を作成する場合についてです。

こちらの作成方法に沿って情報を記載していただければ、簡単に送付状を作成することが可能です。

送付状には、必ず示さなければならない情報があります。

箇条書きでまとめておりますので、以下の順番で記載をしていきましょう。

出典：リクルートエージェント

送付状をパソコンで作成する際は、ワードなどの書類作成ツールを使いましょう。

作成する際は、サイズを他の書類と統一し、文体は「です・ます」調にすることを意識してください。

また、送付状内に無駄な情報を記載することは控えて下さい。

送付状はあくまで書類の内容を把握するために必要な書類です。

そのため、職に対する希望や自己PRを長々と書いてしまうと、かえって悪印象を残してしまいます。

送付状はなるべく簡潔に記載するということを心掛けて下さい。

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【無料】正しい履歴書の送付状・添え状のテンプレート：手書きで作成する場合

続いて、履歴書に添付する送付状・添え状を、手書きで作成する場合についてです。

作成する方法について説明をする前に、現状送付状の形式としては、パソコンで作成することが一般的です。

そのため、パソコンを持っている方は、なるべくパソコンで作成するように心掛けて下さい。

記載する内容としては、パソコンで作成する際と同じになります。

出典：リクルートエージェント

パソコンで作成する際の相違点としては、パソコンが縦書きであるのに対して、手書きの場合は横書きです。

誤って手書きで作成する際に横書きにならないように、注意してください。

また、当然ではありますが、読みやすい字で誤字脱字が無いように注意してください。

送付状・添え状に利用する用紙は、自身で用意する必要があります。

履歴書の送付状を作成すべき時、必要なときはいつ？

続いて、履歴書の送付状を作成するべきタイミングはいつなのか。

そしていつ必要な書類なのかという点について徹底解説していきたいと思います。

送付状は『誰が』『誰に』『何を』『どのくらい』の物を送ったかを伝える書類

冒頭でも触れましたが、送付状・添え状は、その書類がどの様な内容かを示す書類です。

言い換えれば、送付状には、『誰が』『誰に』『何を』『どのくらい』送ったかが、記載されているということです。

こちらが、送付状が担っている最も大きな役割となります。

また、もう一つの意味合いとして、ビジネスマナーがしっかりしている人なのかを確認するツールともなります。

履歴書を送るということは、選考や採用を受ける際に必要な場合が多いのではないでしょうか。

その際に、ビジネスマナーの有無を判断する一環として、送付状が利用されます。

仮に同じ会社の選考を受けている相手が送付状を添付しておらず、自身だけが添付していた場合を想像してみてください。

確実に自身の方が印象が良いと思われる可能性が高いと、感じるのではないでしょうか。

つまり、履歴書を送付する際は、必ず一緒に作成しておくべき書類だと言えます。

言い換えれば、作成しておけば損のない書類だという認識をしてください。

新卒の送付状は必要？

新卒で就職活動を行う際に、送付状が必要なのか気になる方も多いのではないでしょうか。

こちらについては、いくつかの場合で必要であるかどうかを分けることが出来ます。

最近の就職活動におけるES（エントリーシート）は、WEB上で提出するものがほとんどです。

インターネット上で履歴書を提出する場合は、送付状をわざわざ会社に送る必要はありません。

つまり、郵送でESや履歴書を提出する場合は、必ず添付する必要があると言えます。

選考フローを把握し、履歴書を郵送しなければならない場合は、作成の準備を行いましょう。

ただし、郵送であったとしても、企業側から添え状は不要だという記載がある場合もあります。

その様な場合は柔軟に対応してください。

送付状をテンプレートで作成する場合は、会社名や作成日に誤りが無いように気を付けましょう。

新卒の就職活動では、送付状の作成に手間をかけている時間があまりないことが多いので、書類の確認は入念に行ってください。

パート・アルバイトの送付状は必要？

パートやアルバイトの履歴書を送る際に、送付状が必要か悩んだ方も多いのではないかと思います。

結論から申し上げますと、パートやアルバイトの採用であったとしても、送付状の添付は必要です。

面倒だからという理由で、作成を怠らないように気を付けてください。

アルバイトやパートの採用であったとしても、送付状の書類としての意味は変わりません。

選考を通じて、担当者に採用してもらうためには必要な書類です。

アルバイトやパートの履歴書に、わざわざ送付状を添付する人は少ないです。

そのため、アルバイト・パートの採用担当者に対して、好印象を残すことが可能となります。

履歴書の送付状を送るときのマナー・注意点

履歴書に添える送付状・添え状を作成できたという方に向けて、実際に履歴書を送る際のマナーや注意点について解説していきます。

これから解説する注意点を知っておかなければ、逆にマナー違反となってしまいかねません。

適切な送付状の送り方を、チェックしておきましょう。

履歴書の送付状を送るときの封筒への入れ方・書き方

まずは、履歴書の送付状を送る際に、封筒に書類をどのように入れるべきかという点についてです。

また、書類を入れる封筒に何を記載するべきかということを中心に解説していきたいと思います。

履歴書や送付状を封筒に入れる際には、書類の順番に気を付ける必要があります。

下記の順番に沿って、書類を入れるようにしてください。

出典：リクナビNEXT

送付状は封筒の中で、一番最初に入れる必要があります。

これは、担当の方に対してすぐに書類の内容を判断してもらうためです。

逆に一番最初に送付状を入れておかなければ、送付状の意味がないとも言えます。

また、送付状を含め、全ての書類は無地透明のクリアファイルに入れるようにしてください。

書類を運んでいる際に、書類に傷がついてしまうことを防ぐためです。

無地透明のクリアファイルは、文具店や100円ショップで、安価で入手できます。

履歴書を送る機会がある場合は、購入しておくことをおすすめします。

封筒に入れる前に、封筒の前後を確認

出典：リクナビNEXT

封筒に書類を入れる前に、封筒前面と後面に必要事項を記載するように気を付けてください。

書類を封筒に入れてから記載すると、表面がデコボコするため、きれいな字を書くことが出来ません。

封筒には、送り先の住所や「履歴書在中」を赤字で記載するなどを、不足なく情報を記してください。

封筒に必要事項を記載し、ファイルに書類を入れることが出来れば、最後に書類の向きを確認してください。

封筒に封をした後では、書類の向きを確認することが出来ません。

書類の向きを確認し、封筒に書類を入れて封をすれば、作業は完了となります。

履歴書持参する時は送付状はいらない

続いて、履歴書を持参する場合の送付状の有無についてです。

先ほど、履歴書を郵送する場合は必ず送付状を付ける必要があるという事を解説しました。

一方で、履歴書を持参する場合は送付状は必要ありませんので、注意が必要です。

送付状は、一般的に郵送された書類の内容を確認する際に使用されます。

そのため、手渡しで履歴書を渡す際には、送付状は無くても変わりません。

履歴書を持参する際は送付状を作成しないということが、正しいビジネスマナーだと言えます。

しかし、手渡しであったとしても封筒とクリアファイルに書類を入れて持っていくようにしてください。

持参する場合は、書類の持ち運びに注意し、書類が折れないように気を付けてください。

履歴書の送付状に関するよくある質問

最後に、履歴書の送付状に関して、よくある質問をまとめました。

それらの質問に対して、詳しく回答していきたいと思います。

履歴書の送付状を送る際に、知っておいて損はない情報ばかりなので、ぜひチェックしておきましょう。

履歴書の送付状を入れ忘れてしまったけれど、採用に影響はある？

送付状を入れ忘れたことに、郵送後気づいてしまったという方もいらっしゃるのではないでしょうか。

その際に気になるのは、採用の結果に直結するのかという点についてです。

実際のところ、採用基準は会社によって異なります。

しかし、ほとんどの会社で、送付状が無いことは選考結果に直結しないと言えます。

もちろん送付状は履歴書に合わせて添えるべきですが、絶対に必要な書類というわけではありません。

そのため、印象に差が出ることはあるかもしれませんが、送付状が無かったという理由で落とされることは無いと言えます。

送付状を入れ忘れてしまった場合に、もう一度送付状込みで送りなおしたり、送付状だけを送る必要はありません。

次の応募から、送付状を入れることを心掛けて下さい。

履歴書の送付状は縦書き？横書き？

履歴書に添える送付状は、縦書きか横書きのどちらで記載するべきか悩んでしまう方もいらっしゃるのではないでしょうか。

先ほども簡単に触れましたが、原則としてパソコン作成の場合は横書き、手書きの場合は縦書きで記載するようにしましょう。

ただ縦書きと横書きに関しては、マナーとしてしっかり定められているわけではありません。

そのため、パソコンで縦書き、手書きで横書きにしたとしても、問題ないと言えます。

ただし、そのように記載すると、人によっては違和感を感じてしまう可能性があります。

そのため、先ほど申し上げた原則に従って記載することが好ましいです。

履歴書の送付状に前書きはないと失礼？

履歴書の送付状には、「拝啓」や時候の挨拶といった、前書きを記さなければなりません。

これらの前書きが無いと、失礼に値する可能性があるので注意してください。

送付状の存在は、ビジネスマナーを守るためにも必要であるということを解説しました。

そのため、送付状に記載する文章に関しても、目上の方を意識した文章を作成する必要があります。

皆さんが友人の家にお邪魔をする際に、いきなり家に入っていく人はほとんどいないと思います。

必ず「お邪魔します」と一言声をかけるのではないでしょうか。

前書きは、手紙におけるその様な意味を持ち合わせているのです。

手紙を記す際のマナーとして、昔から大切にされている習慣であるため、必ず前書きを記載するように心掛けましょう。

履歴書の送付状を正しく送って高評価を得よう！

今回は、履歴書の送付状について、様々な情報をまとめてきました。

送付状は履歴書を輸送する際に必ず必要な書類です。

そして、送付状を送る際には様々なことに気を付けなければならないという点をお分かりいただけたでしょうか。

送付状を送っておくことで、損をすることはありません。

そして、送付状の存在が今後の活動において良い評価を得ることにも繋がります。

履歴書の送付状を正しく送ることで、良い印象を獲得してください。