ビジネスメールの返信の書き方をご存知ですか？
ビジネスメールはよく使われますが、意外と書き方に迷われる方もいらっしゃることでしょう。
今回はビジネスメールの返信の書き方やマナーについて様々な場面での例文を用いてご紹介いたします。
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目次
ビジネスメールに関する返信の基本
ビジネスメールのやりとりは業務を円滑に進めるために必要です。
ビジネスメールを頂いた際は、できる限り迅速に返信メールを送るように心がけましょう。
早速、ビジネスメールにおける返信メールの書き方や送り方をご紹介します。
ビジネスメールや返信メールは難しいイメージがあります。
しかし、定型文や本文を上手に引用することで、慣れていない人でも比較的簡単に返信メールを作成することが可能です。
引用を活用する
ビジネスメールにおいては、返信メールを作成する際は相手からのメールを引用することが可能です。
相手からのメールを引用して返信メールを作成することで、より円滑に意思を伝えることができます。
以下に返信メールでの引用の使い方をご紹介します。
| ○○株式会社 ○○様お世話になっております。○○株式会社の○○でございます。＞次回の会議の日程は○月○日でよろしいでしょうか。 ＞お手数ではございますが、よろしくお願いします。こちらの日程で問題ございません。 よろしくお願いいたします。 |
上記のように相手からのメールを引用すれば、わかりやすい返信メールを届けることができます。
ビジネスメールの返信マナーとは？
ビジネスメールにおいて返信メールを送る際のマナーをご存知でしょうか。
気を付けなければならない返信メールのマナーについてお伝えいたします。
返信メールが遅れてしまった場合
相手からメールを頂いていたにもかかわらず、気付かずに返信が遅れてしまった場合は、すぐにお詫びのメールを送りましょう。
ついつい焦ってしまいますが、お詫びのメールに誤字脱字がないか、相手の名前を間違えていないかなどを必ずチェックしてから返信メールを送りましょう。
返信が遅れたことに対するお詫びのメールを送る際は、丁寧な文章を心がけるのが基本です。
メールの書き出しには以下の例文ように記載しましょう。
| ご返信が遅れてしまい、大変申し訳ございません。 失念しておりましたこと、大変申し訳ございませんでした。 |
お詫びのメールに返信内容を含める場合は、できるだけ簡潔に記載します。
メールを送ると同時に、相手からのメールに対する返信も忘れないようにしておきましょう。
ビジネスメールに関する返信の例文（社内・社外編）
ビジネスメールでは、返信メールを作成する際に例文を用いると、簡潔で相手に伝わりやすいメールを作成できます。
返信メールの書き出しと、社外・社内への返信メールの書き方をそれぞれご紹介しましょう。
返信メールの書き出し
ビジネスメールでは返信メールにおいても用件をいきなり書くのではなく、書き出しの挨拶から記載する必要があります。
返信メールの書き出し部分は以下でご紹介する定型文を引用することでスムーズに書くことが可能です。
ビジネスメールでよく使用する例文を用いて返信メールの書き出しをご紹介します。
- はじめまして。
- ご無沙汰しております。
- お世話になっております。
- ご連絡ありがとうございます。
以上の書き出しの文章は、ビジネスメールでよく使うフレーズなので、何種類かを覚えておくとよいでしょう。
社外に向けた返信メールの書き方
ビジネスメールにおいて社外に向けた返信メールの書き方をご紹介します。
今回は発注メールに対する返信メールの書き方を例文としてお伝えいたします。
| 件名：ご注文について
○○株式会社 平素はお引き立てを賜り、誠にありがとうございます。 この度は弊社製品をご注文いただき、誠にありがとうございます。 （本文） お忙しいところ大変恐れ入りますが、発送のご希望をお知らせください。 |
ビジネスメールでは定型文を上手に利用し、丁寧な文章で返信メールを執筆すると良い印象を与えられます。
社内に向けた返信メールの書き方
ビジネスメールにおいて社内に対する返信メールの書き方をご紹介します。
社内への返信メールは、書き出しに「お疲れ様です。」と一言添えるとよいでしょう。
| ○○課長
お疲れ様です。○○です。 お忙しい中、ご連絡ありがとうございます。 （本文） お忙しいところ大変恐れ入りますが、お取り計らいのほど何卒宜しくお願い致します。 営業部○○（氏名） |
ビジネスメールにおいては、社内の人に対しては硬すぎる文面にする必要はありません。
ただし、感謝の気持ちを込めた返信メールを送りましょう。
ビジネスメールに関する返信のコツ（就活編）
就活では企業との面接後にお礼のメールを送るのがマナーです。
就活に関するお礼メールの書き方と、返信メールの書き方についてご紹介いたします。
お礼メールに返信不要と記載する
就活では面接後にお礼メールを送るのがマナーです。
そして就活のお礼メールには相手への気遣いとして「返信不要」と記載しましょう。
しかし、「返信は不要です」という旨を伝えても、返信メールを送ってくださる担当者の方もいらっしゃいます。
就活のお礼メールに返信メールをいただいた場合は、さらに返信メールを送りましょう。
就活のお礼メールを送る時や返信メールを送る際は、必ずメールの最後に署名をつけておきましょう。
署名によってメールの送信者が担当者に伝わりやすく、良い印象を与えることができます。
お礼メールに対する返信は簡潔に書く
就活に関するお礼メールへの返信は、相手に時間をとらせないよう簡潔にまとめましょう。
就活の返信メールの書き方を例文を用いてご紹介します。
| 件名：Re：○月○日会社説明会のお礼 △△（氏名）
株式会社○○ お世話になっております。 |
ビジネスメールに関する返信の件名は？
ビジネスにおいて返信メールを送るとき、件名を書き換える必要性に迷うこともあるでしょう。
返信メールを送るときは、件名の「Re：」は書き換える必要はありません。
その理由を以下でご紹介いたします。
返信メールの「Re：」は消さなくてよい
相手からのビジネスメールに返信するとき、件名には自動で「Re：」がつきます。
「Re：」が件名に含まれたまま返信することで、相手は件名を見ただけで自分のメールに対する返信だということに気づけます。
つまり、返信メールでは、件名の「Re：」を消す必要はありません。
| Re：ご依頼の資料です Re：研修のご案内 |
ただし、相手と何度もビジネスメールを交わす場合は、「Re：」の数がどこまでも増えます。
ある程度メールのやりとりを行った場合は「Re：」を消した方が返信メールの件名が読みやすくなります。
例えば、以下のように件名の最後に（４）とつけてみましょう。
何度目の返信かすぐにわかるはずです。
| Re：ミーティングの件（４） |
ビジネスメールでは、返信メールにおいても件名は用件を簡潔に記す必要があります。
返信メールでも、件名を見ただけで用件がわかるように配慮するのがマナーです。
ビジネスメールに返信するときの注意点
ビジネスメールでは、状況によっては返信しづらい内容を交わすケースもあるでしょう。
相手に不快な思いをさせてしまうとその後の取引に影響が生じてしまうかもしれません。
ここからは、状況別にビジネスに関する返信の注意点を解説します。
返信をすぐにもらいたい場合
ビジネスでは時間制限はつきもので、相手から返信をすぐにもらいたいケースもあります。
しかし、焦りは禁物です。
相手からの返事に気づかなかったり、そもそも自分が送信していなかったりするなど、ミスが生じる可能性もありえます。
一度、相手からの返信や自分の送信を履歴でチェックしましょう。
また、返信メールが迷惑メールのフォルダに格納されることもあります。
返信が遅いと感じたらフォルダの設定も確認してみましょう。
要望や提案を断りたい場合
ビジネスでは相手からの要望や提案を必ず承諾できるとは限りません。
しかし、返信の仕方を間違えると相手に不愉快な思いをさせてしまう恐れがあります。
要望や提案を断る際は、返信の内容で相手に配慮を示すことが大切です。
たとえば、「大変恐縮です」などのクッション言葉を使用したり、「できない」などの後ろ向きな表現を避けたりしつつ、断る理由を簡潔にまとめるようにしましょう。
ビジネスメールのマナーを知って気持ちよく返信しよう
今回は、ビジネスメールにおける返信メールの書き方やマナーを例文を用いてご紹介しました。
ビジネスでは、メールに気付いたらできる限り迅速に返信メールを送りましょう。
相手に対する感謝の気持ちを伝えることができます。
今後も社内や取引先と良い関係を続けられるよう、気持ちのこもったお礼メールや返信メールを相手に送りましょう。
