手紙の書き方をビジネスの文例で学ぶ！横書きが基本？【定型文あり】

昔は、会社内部の情報伝達や友達同士の交流などの連絡に手紙を活用するのが主流でした。

現在では冠婚葬祭や年賀状ぐらいしか、手紙を書かなくなった人も多いかもしれません。

しかし、電子メールで文章を書く時にも、手紙の書き方のルールやマナーを知っていれば、社内外にお知らせするときに失礼のない文章を書けるようになります。

また、ビジネスシーンではまだまだ手紙の書き方のルールやマナーが重要です。

まずはルールやマナーから確認していきましょう。

まずは手紙の基本的な構成を知ることが大事です。

ただの挨拶文章やお知らせを送る時にも、基本的な構成を知ることで、自分も書きやすく読み手にも分かりやすい文章を書けます。

手紙の構成は前文・主文・末文・後付けの4個のブロックに分けるのが一般的です。

いきなり内容から始まるのではなく、季節に合わせた前文、目的の主文、結びの言葉にあたる末文、いつ誰が誰に書いたか日付などを示す後付けなどに分けられます。

このように4個のブロックに分けて文章を考えると、自分も相手も書きやすく、理解しやすい綺麗な文章に近づきます。

また相手に合わせた敬語を文章に組み込むことも重要です。

一般的には手紙は謙譲語で書くことが望ましいとされています。

ビジネスシーンでの案内文や紹介状などでは手紙を多用することがあるので、綺麗な日本語を使い失礼のないようにします。

手紙の書き方を学ぶ前に知っておきたい構成

手紙を正しく書くために、どこに何を書くのか知っておかなければなりません。

ここからは手紙の書き方を学ぶ前に手紙の構成を4つのブロックに分けて詳しく解説します。

前文

ビジネスシーンでは特に、目上の人に便箋で手紙を送る時の書き方は縦書きが望ましいとされています。

縦書きの際にも冒頭で述べた4個のブロック分けをすることで綺麗な文章を書くことができるでしょう。

それでは横書きと縦書きの違いや、使い分け方を解説していきます。

横書きの便箋の手紙を書く相手は、主に友人や親しい間柄の人間関係の人に対してです。

構成は前文、主文、末文、後付けの4個のブロックに分けて書きますが、基本的には自然体での文章が相手にとっても親しみやすいでしょう。

丁寧な文章を書くことは大事ですが、友人や親しい関係の人に堅苦しい言葉を使ってしまうと、よそよそしく思われてしまう場合もあります。

誤字、脱字に注意をして敬語を使うよりは、なるべく普段使うような口調の文章の方が喜ばれます。

ビジネスシーンでも案内文などは横書きで書くことも多いです。

しかし、お礼状や挨拶状、詫び状、冠婚葬祭の案内では、縦書きの方が丁寧な印象を出せるため、送る相手が目上の人であれば縦書きをお勧めします。

縦書きの構成も前文、主文、末文、後付けの4個のブロックに分けて書きますが、文章は敬語を使った方が良いでしょう。

誤字脱字はもちろんですが、縦書きは目上の人に贈ることが多いために丁寧な言葉使いを中心として構成を考えます。

冒頭の前文には季節に合わせた文章をいれて、主文、末文、後付けにも敬語を中心に丁寧な言葉使いに注意しましょう。

挨拶状などでは送り先の宛名や後付けの送り主の宛名を間違えないようにして、自分の宛名には役職はつけないほうが望ましいでしょう。

縦書きの冒頭である前文は4つの構成で作られています。

「頭語」「時候の挨拶」「祝福の挨拶」「感謝の言葉」などです。

決まって使う言葉があるので、アレンジすればビジネス文章の前文を簡単に作れます。

文例は「貴社ますますご繁栄のこととお喜び申し上げます。」「貴会いよいよご発展の由、何よりと存じます。」などです。

頭語→時候の挨拶→祝福の挨拶を続けてみますと「拝啓　春暖の候、貴社ますますご隆盛のこととお喜び申し上げます。」といった形が出来上がります。

定型文として自分の中でいくつか作っておくと便利でしょう。

手紙を書く際に、冒頭と結びの言葉は重要です。

特にビジネスシーンでは前文と末文で丁寧な敬語や季語を使い、上手く結びの言葉でまとめることが全体の評価に繋がります。

末文で結びの挨拶で綺麗に締めくくることで、手紙の印象が大きく変わることを述べました。

文例としては、「お体をお大事になさってくださいませ」「お健やかにお過ごしくださいませ」「ますますのご発展をお祈り申し上げます」などがあります。

こちらも定型文として、自分の中にいくつか引き出しを作っておくとよいでしょう。

また今後に繋げる挨拶や文章を他の誰かに繋いでほしい場合なども、結びの言葉としていくつか文例があるので下記を参考にして見て下さい。

その上で、冒頭で相手の宛名、文末で自分の名前をきちんと明記すると、温かみのある文章に近づきます。

また、目上の人には敬語で、親しい友人なら普段使う言葉使いで文章を送ると喜ばれるでしょう。

一筆箋の場合も便箋と同じように前文・主文・末文・後付けの4個のブロックで作成されています。

ただ便箋ほど細かなルールはないために、宛名・書出し文・伝えたい内容・結び・自分の名前ぐらいで簡単に書くとよいでしょう。

横書きを使用する相手は、友人や親しい間柄に留めておき、プレゼントの中に入れるメッセージカードや借りたものを返す時に添える手紙などに使用します。

縦書きの場合は、親しい間柄の人に送る際にも用いられますが、目上の人に簡単な挨拶状を送るときに使用しても良いでしょう。

その際にも宛名や誤字、脱字のないように確認することが大切です。

特に年配の方に送る際には手紙は縦書きで書くというこだわりのある人もいますので、初めて手紙を送る人などには縦書きが無難でしょう。

親しき中にも礼儀ありという言葉もありますので、特に目上の人に送る、簡単な手紙でも敬語を使うことは忘れずに、結びの言葉まで丁寧に書くことを心がけましょう。

また急ぎの用件だけ伝えたいときは、前略～草々を使います。

注意したいのは前略を使うことで、前文を飛ばして本題に入るために一筆箋などの簡易的な手紙には使用しても構いません。

ただし、便箋などで畏まった文章を送る時は拝啓～敬具を用いることが一般的です。

手紙を書く際に、自分で前文、末文の定型文を作っておくと以後手紙を書くときに悩まずに済みます。

早速、いくつか文例を紹介しましょう。

友人や親しい人に送る文章と、目上の人に送る文章の定型文が同じだとよろしくありません。

それぞれの人に合った定型文を考えておくことが大事です。

それでは、1つ案内状の定型文を紹介していきます。

内容を少し変えることで様々な行事の案内にも使えますので、ぜひ利用してみてください。

上記のように前文の宛名、主文の要件、末文の結び、後付けで送り主（開催場所）を簡潔にまとめると良いでしょう。

文例では手紙の冒頭にあたる部分には自社の宛名を書きます。

その際に発信者を明確にする必要があります。

部署や担当社員をはっきりと書き、問い合わせしやすいようにしておくと親切です。

取引先に送る場合は、会場までの地図などをあわせて添付することで分かりやすくなります。

歓送迎会で仲の良かった取引先に案内することもあるので、誤字脱字をチェックして間違いのないようにしましょう。

簡単なお礼状でも手書きで書くことで自分の気持ちを相手に伝えやすくなります。

もちろん目上の人に出すときは丁寧な敬語を忘れずに書くことは大事です。

大事なビジネスパートナーに手紙を送ったり、しばらく連絡を取ってない友人に簡単な手紙を書いてみたりしてはどうでしょうか？

そこから新しい取引や出会いが生じるかもしれません。

まずは切手と封筒を用意して、送りたい相手を考えてみましょう。