お礼メールの返信の例文！ビジネスで使える返事を例文と一緒に紹介【就活・面接】

ビジネスメールは、書き方やマナーに悩んでしまいますよね。

そんなあなたのために、お礼メールの返信の仕方を例文とともに解説します。

この記事を読めば、正しい書き方が分かり、例文を引用するだけで返信メールを作ることができます！

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お礼メールの返信の仕方・マナーはあるの？

ビジネスシーンでお礼メールが届いたら、そのどのようなことを気を付けて返信すれば良いのでしょうか？

お礼メールに対する返信のマナーと注意点について解説します。

お礼メールに返信する際の注意点

お礼メールをいただいた時は、以下の点に気を付けましょう。

できるだけ早くお礼の返信メールをする

相手の人は、忙しい中、あなたのために時間をとってお礼のメールを送ってくれています。

わざわざメールでお礼を表明してくださったのですから、失礼のないように返信する必要があります。

できればメールが届いたらすぐにお礼返しの返信メールをしましょう。

もし、メールが届いた時に気づかなかったり、他の仕事に手を取られていた場合は、遅くとも24時間以内にお礼返しの返信メールするすることを心がけましょう。

この返信メールが遅くなると、相手の人に「お礼をしたつもりでしたが、何か気に障ったのでしょうか」などと要らぬ心配をかけてしまうかもしれません。

お礼返しとして感謝の気持ちを表す

せっかくお礼のメールをいただいたのですから、お礼返しの返信メールは心を込めて、感謝の意を伝えましょう。

「わざわざお礼をいただき、恐縮です」、「喜んでいただけて私どもも光栄です」とこちらの気持ちを伝え返事をすると良いでしょう。

お礼返しといっても長文メールになる必要はなく、お礼への返事の一部として適度な簡潔な返信メールで十分です。

件名はRe.を残し、本文を利用して返信する

件名が「6月3日の自然を活かした都市建設プロジェクトのお礼」の場合、返信メールは「Re.6月3日の自然を活かした都市建設プロジェクトのお礼」という件名になります。

これを「件名：お礼ありがとうございます」のように件名を書き換えて返信してしまうと、相手の人は件名を見ただけでは何のメールの返事かすぐには思い出すことができません。

メールリスト遡って、なんのメールだったか確認してしまうかもしれません。

これではお礼返しではなく、迷惑メールになってしまいます。

このように相手の人にいらぬ手間をかけさせてしまうことになるので、メールの件名は変えず「Re.○○○○」としてお礼返しのメールをするのがマナーになります。

特に、いろいろな方面からメールが来る、忙しい企業の担当者の場合は、メールの件名だけで内容が推定できるようにしてあげるのが親切です。

もっと言えば、自分が送ったメールの文章を見れば何のメールの返事か思い出せる可能性が高まるので、メールの本文を引用して返信メールをすることも有効です。

「このメールへの返信は不要です。」と明示する

ビジネスマナーとして、自分で出したメールでやり取りを終了させるのがよいマナーといわれています。

相手企業の人からお礼のメールが届き、それにお礼返しの返信メールをしたら、また相手からお礼返しのお礼返しで返信メールがありました。

このまま延々とお礼の返事のメールの応酬が続いてしまうと、お互いに止めにくくなり、返信メールであふれて業務にも支障が出てしまいます。

これを避けるために、自分が返信メールする際は、「このメールの返信に関してはお気遣いなされませんように」あるいは「なお本メールへの返信は不要です」などと「このメールへの返信は不要」を宣言しておくと親切です。

お礼メールの返信の例文【ビジネス編】

ビジネスシーンでの実際の返信メールの例文を見てみましょう。

企業間でお礼をする際に、メールで差し支えない場合には、メールでお礼状に代えるのが一般的です。

主催者からのお礼メールへの返信

イベント主催企業の担当者から、翌日参加に対するお礼メールが来ました。

その際の返信メールの例文です。

自分が主催者側でお礼メールをもらった時の返信

上記の例と立場が逆の場合について、ご招待したお客様からのお礼メールに対するお礼返しとしての返信メールの例文です。

接待のお礼メールへの返信

自分が接待を受けて、相手企業からお礼のメールをもらった時の返信メールの例文です。

お礼メールの例文　【就活・面接】

ここまでは、お礼メールへの返信メールについて解説してきました。

次は、就活や面接でお世話になった人事の採用担当者へお礼メールを出すときの例文を紹介します。

お礼メールの例文　【就活編】

まずは、就活中にお世話になった志望企業の人事担当者へのお礼メールの例文です。

内定をもらったら就活としてはゴールですが、今度は新しい人生のスタートとなることを忘れないでください。

お世話になったお礼

就活ではありがちなことですが、最終的に別の企業に行くことになってしまっても、最後まで引き留めてくれた企業の採用担当者へのお礼メールの例文です。

ただし、返事が来ても困りますので、適度に距離を取ったドライなメールが好ましいです。

就活の締めくくりとして誠意を持って送信しましょう。

お礼メールの例文　【面接編】

転職の面接などで、お世話になった担当者へのお礼メールの例文です。

これからお世話になることを踏まえて、誠意を持ってお礼メールをします。

転職エージェントへのお礼

転職を紹介してくれた人材紹介会社担当者へのお礼メールの例文です。

転職エージェントの担当者も面接結果を心配して待っているでしょうから、決まったらすぐにメールでお礼と主に報告しましょう。

お礼メールの返信に使えるフレーズ

ここでは、お礼メールの返信に使えるフレーズをいくつか紹介します。

社外からの打ち合わせお礼メールへの返信メール

自社で実施した打ち合わせに対して、検討事項の報告を交えて先方からお礼メールが届きました。

これに対する返事として、返信メールで使えるフレーズの例文

打ち合わせを踏まえて、先方が回答をくれた際のお礼返信メール例文

先方が打ち合わせのお礼をしつつも、残念ながら断ってきた場合の返信メール例文

社内の打ち合わせお礼メールへの返信メール

社内打ち合わせのお礼メールが、上司や他部署から届いた場合の返信メール例文を紹介します。

上司からアドバイスとともに労をねぎらうお礼メールが届いた際の返信メール例文

他の部署との打ち合わせのお礼メールが届いた際の返信メール例文

【有意義な場が持てたのか不安な場合】

お礼メールを作成するときのマナー

ビジネス、就活、面接等で、お礼メールを作成するときのマナーをまとめました。

感謝の気持ちを表す

お礼メールは、簡潔に感謝の気持ちを表しましょう。

迅速な対応に対するお礼メール例文

相手が思いがけずコンタクトをしてきてくれた場合のお礼メール例文

打ち合わせなどで時間を取ってくださったときのお礼メール例文

打ち合わせに来てくださった場合のお礼メール例文

相手の文章に合わせて返信する

相手が目上の場合や社外の場合など、相手に失礼にならないように返信メールをしなくてはなりません。

では、どのように返信メールすれば、相手に違和感を抱かせにくくすることができるのでしょうか。

それは、相手の文体に合わせてメールすることです。

相手が長文であれば、こちらが簡潔過ぎると物足りなく感じるでしょうし、相手が堅苦しい文章のときには、こちらはくだけ過ぎないように留意して返信メールをしなければいけません。

相手がくだけた文体のメールを送ってきたとしても、ビジネス上のやりとりなのでこちらは一定のマナーを守り、返信メールをしましょう。

なお、就活や面接の場合は、ある程度定型的な誠実な返信メールをしたほうが無難ですので、上記のような心配はいらないでしょう。

返信不要の旨を示す

あなたが、お礼メールへ返信したところ、相手からまた返信メールが来てしまったら、延々と続く不毛なループに入ってしまいます。

これを避けるために、お礼メールへの返信メールの段階で、「このメールへの返信は不要です」等の文言を用いて、上記のような事態を予防しておく必要があります。

しかし、返信不要の旨記載したのに、返信が来てしまった時にはどう対応すればよいでしょうか。

これには社会人マナーとして、是非とも返信しましょう。

相手は、毎日何百件というメールをさばいて、わざわざ返信メールを送信してくださったのですから。

ただし、今度こそ自分が出すメールで終わりにしなくてはなりません。

ビジネスでは、このような場合、自分→相手→自分の一往復半で集結するというマナーがあります。

「本メールへの返信はどうかお気遣いなされませんようにお願いいたします」というように記載の上、返信しましょう。

心遣いを大切にして返信しましょう

お礼メールをいただいたら、あなたの心遣いが試されていると思いましょう。

この時に、きちんとした返信メールをしなければならないと思うあまり、先延ばしにしてしまってはいけません。

まずはクイックレスポンスが一番です。

これが相手の心に一番響きます。

そして、お礼や感謝の気持ちを誠実に、丁寧にお伝えしましょう。

返信メールの際に役立つ例文をたくさん紹介してきましたが、状況や相手に合わせて、アレンジしながら使ってみてください。

ビジネスシーンでは、ひと手間かけたことが、時に大きな成果をもたらします。

忙しいながらも誠意を持って発した返信メールが、あなたの評価を上げてくれるでしょう。

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